La tenuta e l’aggiornamento del registro di anagrafe condominiale previsto dall’articolo 1130 n. 6 codice civile rientra tra i doveri dell’amministratore la cui osservanza gli consente di svolgere di una corretta ed agevole gestione (si pensi alla convocazione di assemblea o alla richiesta dei contributi condominiali).
L’articolo 1130 comma 6 citato, indica i dati che gli occupanti delle unità immobiliari devono fornire all’amministratore al fine di conoscere il titolo in base al quale occupano l’immobile, ovvero le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e dei diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio; i dati catastali di ciascuna unità immobiliare.
Il Codice in materia di protezione dei dati personali (ex art. 11 d.lgs. 196/2003), inoltre, precisa che l’amministratore potrà trattare solo le informazioni personali, pertinenti e necessarie alla attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni e dei singoli partecipanti della collettività condominiale e , sempre in riferimento al Codice della privacy, in virtù dell’art 24 comma 1, lett. a,b,c, l’amministratore potrà acquisire anche informazioni dei soggetti che non rientrano direttamente la compagine condominiale (come ad esempio i conduttori/inquilini).
Con la newsletter n. 387 del 23 aprile 2014 il Garante della Privacy ha individuato i documenti che l’amministratore può richiedere ai fini dell’aggiornamento del registro di anagrafe, stabilendo che il condòmino non è tenuto a fornire le prove documentali delle informazioni rese all’amministratore.
Così in caso di compravendita, una corretta applicazione della normativa condominiale è possibile, per esempio, consegnando all’amministratore la dichiarazione di avvenuta stipula di un contratto di compravendita rilasciata dal notaio rogante purché provvista di tutte le indicazioni utili per l’amministratore.
Come ha precisato di recente il Garante Privacy (Newsletter n. 434 del 30 ottobre 2017) tale alternativa « ha pari valore in termini di autenticità e certezza rispetto alla trasmissione della copia autentica dell’atto che determina il trasferimento da parte dell’interessato».
Decisione che, però, non collima con l’art. 63, ultimo comma, Disposizioni di attuazione del codice civile che esonera il venditore di un immobile dalla responsabilità solidale con l’acquirente nel pagamento dei contributi successivi alla vendita, dal momento in cui trasmette all’amministratore “copia autentica” del titolo che determina il trasferimento del diritto.
Ai fini dell’ottemperanza agli obblighi di tenuta dell’anagrafe condominiale si è posto, poi, in capo al locatore, non solo l’obbligo – già previsto – di provvedere alla registrazione del contratto nel termine perentorio di trenta giorni ma anche l’obbligo di darne documentata comunicazione nei successivi sessanta giorni, al conduttore ed all’amministratore del condominio (articolo 1 comma 59 della legge n. 208/2016 che ha modificato l’articolo 13 della legge n. 431/1998).
Le informazioni in possesso dell’amministratore possono essere eccezionalmente oggetto di richiesta da parte di terzi esterni (che ovviamente non sono i condomini), ad es. il Comune.
Il decreto legislativo n. 23 del 2011 (Disposizioni in materia di federalismo fiscale municipale, e successive modifiche e integrazioni) articolo 3, comma 10-bis, prevede che «per assicurare il contrasto dell’evasione fiscale nel settore delle locazioni abitative e l’attuazione di quanto disposto dai commi 8 e 9 (Norme relative alla verifica dell’esistenza di contratti di locazione non registrati e relative conseguenze) sono attribuite ai comuni, in relazione ai contratti di locazione, funzioni di monitoraggio anche previo utilizzo di quanto previsto dall’articolo 1130, primo comma, numero 6, del codice civile in materia di registro di anagrafe condominiale e conseguenti annotazioni delle locazioni esistenti in ambito di edifici condominiali».
La finalità collaborativa non esclude tuttavia che sussistano dei limiti alle informazioni in possesso dell’amministratore che possano essere messe a diposizione, il quale si potrà limitare ad es. a fornire gli estremi della registrazione del contratto.
Tuttavia in caso di omessa o insufficiente informazione non è prevista alcuna sanzione.
L’obbligo di tenuta del registro è, invece, sanzionato nei rapporti interni con i condomini, ai quali è concessa la possibilità di chiedere la revoca dell’amministratore per grave inadempimento (art. 1129, dodicesimo comma, n. 6 c.c.) potendo, infatti, quest’ultimo acquisire le informazioni necessarie addebitandone il costo ai condomini che si sono resi responsabili per omessa informazione.
